一个消除财务共享中心负面影响的“大模型”

责任编辑：新商业来源: 天天时报网 2023-07-12 09:53:37

　　文/邢丝程中国石油天然气股份有限公司天然气销售天津分公司

　　《企业会计信息化工作规范》提出：企业应逐渐探索以信息技术为支持的财务共享中心。相关政策的提出为财务共享模式的发展提供了有力的政策支持，以信息技术为基础、以线性化管理手段为主的财务共享模式也被愈来愈多的企业所应用。财务共享模式在为企业带来价值的同时，也会给企业带来新的内控风险，需要企业加强内部控制。

　　基于此，我们以提高企业内部控制水平为目的，以推动企业高质量发展为宗旨，以财务共享模式对企业内部控制的影响为切入点，从控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督5个方面有针对性地提出一些企业内部控制策略，希望能给相关企业的财务共享中心建设提供一些借鉴。

　　财务共享模式对企业内部控制的影响

　　财务信息——准确性和真实性难以得到全面保证。集团公司成立财务共享中心，将分公司的财务活动集中到一起进行处理，这将导致员工远离业务发生地，不能亲自参与业务活动的各个流程，不能全面、充分地了解业务活动的实质性特点。同时，财务与业务的分离还会导致员工只能根据会计核算规范对各种成本费用进行核算，既缺乏灵活性，又缺乏准确性和真实性。

　　控制环境——企业财务信息质量可能会受到负面影响。财务共享模式的引入必然会导致组织架构发生变化，从而引发权责不清、相互推诿责任等情况的发生。此外，财务共享模式下，员工的主要工作内容变为会计核算，工作量大且内容枯燥，一定程度上增加了员工的离职率，不利于组织结构的稳定。

　　信息技术——风险变得更加难以预测和评估。财务共享模式是一个以信息化技术为依托的财务管理模式，其在应用过程中会因信息化技术而存在风险，包括信息篡改、信息劫持等，会对企业造成不可估量的损失。

　　财务共享模式下企业内部控制策略

　　控制环境——促进业财融合、重视员工发展、加强文化建设。

　　促进业财融合。首先，企业要根据实际发展需要，建立完善的“定期双向交流机制”，确保财务共享中心的员工既能了解财务情况，也能了解业务情况。如，在集团公司财务共享中心工作的员工在入职前首先需要到子公司进行工作，了解子公司的日常运作情况、经济业务开展情况和预算管理情况等，为财务审核质量和效率的提升奠定良好基础。

　　重视员工发展。单一且重复的简单核算工作会让员工感到“身心俱疲”，从而降低工作热情，导致工作效率低下。故此，企业应当切实关注员工的发展，使其能感受到企业的重视，并继续为企业的发展发光、发热。企业可以将管理会计职能进行细化，最大限度让所有员工都参与进来，在促使其全面发展的基础上有效调动其工作积极性。

　　加强文化建设。组织结构的改变会破坏控制环境的稳定性，故此企业要以企业文化建设为抓手，将内部控制融入企业文化建设中，让员工充分认识到内部控制对企业发展的重要性，在春风化雨中逐渐形成良好的内部控制意识，为内部控制工作的有效落实奠定基础。

　　风险评估——明确权责划分、完善防控措施。

　　明确权责划分。为有效避免相互推诿责任等情况的出现，企业应当结合定量指标和定性指标对与责任点有关的部门进行明确的权责划分，确保相关部门都能在风险发生时主动承担责任。如，涉及资金流入、资金流出的经济业务活动，财务共享中心都应同相关业务部门共同承担起责任。此外，企业要有针对性地开展风险评估工作，并着重关注财务共享模式下新出现的风险点，包括信息篡改风险、系统稳定性风险等。

　　完善防控措施。完善的风险防控措施是提升内部控制水平的有效手段和有效支撑，具体的防控措施可以从多个维度展开。如，针对“未经审批私自开立银行账户”的风险，企业财务部门要建立健全的银行账户管理规范流程，进一步明确开户申请相关工作流程。同时，财务部门要定期开展内部自查，确保所有银行账户在开立时都经过了审批;内审部门则要不定期对银行账户开户申请的相应审批记录进行抽查，查看是否存在未经审批直接开户的情况。若在检查过程中发现问题，要及时上报、分析问题原因、提出整改建议。此外，企业还应当在完善防控措施的基础上，建立相应的处罚机制。如，可根据违规行为轻重，设置“严重、较重、较轻、轻微”4个层次，并在此基础上设置4个等级的问责处分，其中包括“开除、降职、记过、批评教育”。

　　控制活动——简化报账手续、形成财务闭环、构建绩效指标体系。

　　简化报账手续。为确保员工具有良好的报账体验，减少其对企业的不良印象，企业应当根据自身行业特点和报账流程，对报账流程、报账手续进行简化，去掉不必要的审批环节，优化控制活动流程。如，针对差旅费报账，企业可适当取消财务总监、公司领导、财务复审、资金复核这四个审批环节。同时，为确保员工具有危机心理，不会做胡乱报账的事情，企业可以通过抽查的方式对报账单进行复核。针对报账单填写复杂、经常出现填写错误的情况，企业可以用OCR(光学字符识别)技术，通过扫描的方式帮助员工快速提交相关报账信息，员工只需要在扫描后进行检查即可。

　　形成财务闭环。财务共享模式下，财务共享中心审核人员应主动与子公司财务人员进行沟通和交流，进一步明确子公司的应付账款和应收账款，切实避免应收账款尚未收回就继续支付合同款项的情况发生。

　　构建绩效指标体系。虽然财务共享中心的成立是为了节约成本，提升企业经济效益，但企业不能无限制向员工安排大量的工作，使其“不堪重负”，心中满是愤怒，这不利于企业实现长期可持续发展。故此，企业应当构建完善的绩效指标体系，将员工的工作量和绩效进行联结，实现公平公正，并保证员工始终具有良好的工作积极性和主动性。

　　信息与沟通——缩短系统更新周期、加强日常维护、拓宽沟通渠道。

　　缩短系统更新周期。信息系统对财务共享中心工作的开展至关重要，要尽可能地缩短系统更新周期，保障系统稳定运行。

　　加强日常维护。内部控制的实施高度依赖信息系统，一旦信息出现问题，会对各个公司的业务活动产生极大影响。所以，企业要加强对信息系统的日常维护。如，每月对信息系统进行一次全面而系统性的检测，进一步保证信息系统的稳定性、安全性和可靠性。

　　拓宽沟通渠道。总公司和子公司、分公司之间顺畅沟通才能充分发挥财务共享中心的优势，实现信息的有效交互。企业要积极拓宽沟通渠道。如设置内部MIS系统、构建QQ工作群、创建微信工作群，利用多个沟通渠道保证沟通的有效性和及时性。

　　内部监督——及时监督、细化监督方式。

　　及时监督。只依靠风险管理部门的力量难以实现监督的及时性，企业要依托信息化技术构建一个“风险实时反馈系统”，促使员工凭借自身丰富的经验、专业水平和观察对“风险点”进行及时反馈，使管理层人员能及时收到员工的反馈，并立即做出反应。

　　细化监督方式。针对部分企业的监督工作依靠内审部门、财务共享中心自评的方式开展，企业可以将传统评价方法和数据分析软件进行有机结合，并从评价要素、主要风险点等方面出发，实现专项检查和常规性检查，达到丰富监督方式，提升监督效果的目的。

　　财务共享模式下，企业的组织结构、业务流程、财务规范等都发生了改变。因此，企业必须基于财务共享模式，完善内部控制机制，提升内部控制水平，促进财务共享模式的高效、稳定运行，从而实现战略目标。

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