企业档案管理正逐步走向数字化

责任编辑：新商业来源: 天天时报网 2024-06-09 15:48:15

　　文/余先梅　贵州开磷有限责任公司

　　随着数字化技术的快速发展及其在各行各业中的广泛应用，我国企业已逐渐迈入数字化时代。在发展过程中，企业会形成大量的档案资料，这都是企业的宝贵财富。然而，在数字化时代，传统的档案管理方式已经难以适应时代变迁以及满足企业发展需要，因此，企业必须认识到创新档案管理工作的重要性，不断提升档案管理工作成效。

　　数字化时代企业创新档案管理工作的重要性

　　提升企业档案管理的安全性。在当今时代，企业档案的数字化存储与管理显得尤为重要。这是因为传统的纸质档案在存储过程中易受自然因素和人为因素的影响，导致损坏或者是丢失，难以保证资料的完整性和安全性。企业借助高科技手段和现代化方式创新档案管理工作，能够从根本上解决这一问题，确保档案存储的安全性。因为企业在对档案进行数字化存储时，可以进行多重备份，即便是有部分档案出现问题，但企业仍然可以借助备份数据恢复档案内容，这能有效避免档案数据损毁或丢失，降低对管理工作的影响。

　　另一方面，企业还可以借助防火墙、入侵检测系统等来有效识别并阻止外界入侵档案数据库的行为，从而防止黑客攻击或是病毒感染等问题导致档案信息泄露。在档案数字化管理过程中，企业还可以进行加密管理，保障重要档案文件的安全。鉴于企业大量的文书档案、科技档案涉及内部机密，一旦泄露将可能带来重大损失。因此，需要通过加密技术进一步提升档案文件的安全性，确保只有经过授权的人才能对档案内容进行访问。

　　提升企业档案管理效率。在数字化技术的帮助下，企业的档案管理工作发生了显著变化，运作模式更加智能、高效。在过去，纸质档案管理工作较为复杂，如果需要查找所需资料则会花费较长时间，而且容易出现遗漏或是错误。但在数字化时代，这一情况会有所改善，仅需搜索关键词就能实现对所需档案文件的筛选乃至精确检索，极大地缩短了查询档案资料的时间。在数字化时代，企业访问档案数据库不仅更加便捷，而且查阅和修改档案文件的行为均会被记录、追溯，这就提升了企业档案管理工作的透明度。其间，企业一旦发现档案管理存在问题，就可以及时与相关人员进行沟通并处理，大大提高了档案管理的效率。

　　促进企业档案信息共享。企业在数字化时代的各项工作，通常都会依托信息系统完成，档案信息也得以用在线或是云端分享的方式传输，此举不仅大幅提升了企业内部人获取档案资料的速度和便捷性，更有效规避了传统纸质档案传递过程中可能出现的时间过度消耗、文件损耗以及遗失等问题。在此基础上，企业人员在获取权限后，就能够随时随地访问档案数据库，充分利用资源。此外，企业还可以借助档案电子文档的在线编辑和共享功能，以最快的速度更新相关资料，方便企业内部人员在查阅档案资料时，可以掌握最新动态，如此一来就能大大提高决策的准确性，促进企业科学发展。

　　数字化时代企业创新档案管理工作的具体方向

　　创新内部档案管理制度。修订后的《企业档案管理规定》明确了企业档案信息化建设工作的目标和思路，规范了电子档案管理的全流程，实现了对电子档案、数字资源的安全保管和有效利用。企业在此基础上，结合数字化时代企业档案管理工作的实际情况，创新内部档案管理工作制度，引导相关工作人员明确自身职责，适应企业档案管理工作的新要求，为数字化时代下档案管理工作的创新发展提供制度保障。

　　创新企业档案的存储与管理方式。企业可以运用大数据技术、区块链技术、物联网等先进的数字化技术，科学存储并有效管理档案文件，从而使这些档案资料能够为企业决策提供支持。例如，企业可以利用大数据技术收集和整合档案资料，并构建可扩展的档案存储及管理架构;可以借助数据挖掘技术探寻档案数据中潜在的规律和关联性，优化档案管理工作;还可以利用智能搜索技术快速检索和标记档案。企业应逐步建立和完善档案数据库，对内部档案文件开展集中化管理，同时，还要设立档案目录，便于快速查阅档案资料。

　　创新档案信息共享机制。企业可以构建内部档案信息共享系统，根据档案性质设置共享范围和条件，使相关人员能够便捷地访问和共享档案信息。档案管理人员还可以在此系统中实时更新档案资料，帮助他们及时了解企业最新动态，以便能够作出科学的发展决策。

　　提升档案管理的安全性。安全是企业开展档案管理工作的基石，尤其是在数字化时代，企业档案管理的安全问题更是不容忽视。一旦档案管理发生安全问题，可能会出现无法弥补的损失。因此，企业应逐步构建“人防、物防、技防”三位一体的安全防护体系，切实保障档案管理的安全性。首先，企业要制定严格的访客管控措施，通过身份验证、分级授权等方式，确保访客只有在通过认证后，才能获取档案信息。其次，企业要加强档案室的安全建设工作。例如，在档案室安装电子监控系统、安全警报系统，并配备灭火设备等，方便管理人员能够及时发现异常情况，并采取相应处理措施。同时，企业还要做好档案电子文件与纸质文件的互相备份和多重备份，并将备份档案数据分别存储在本地磁盘、外部硬盘以及云端服务器等处，并及时予以更新，确保恢复档案数据的完整性。最后，企业也要注重更新网络安全技术，防止病毒入侵计算机系统，并采用加密技术对关键文书档案、科技档案等进行加密处理，这样即使出现档案数据被窃取的情况，未经授权的人员也难以知悉其具体内容。

　　企业的文书档案、科技档案等文件是在发展过程中产生并流传下来的珍贵资料，对企业发展有重大价值。如何妥善保存并利用这些档案资料，一直以来都是企业关注的焦点。近些年，随着数字化技术的不断进步，越来越多的档案以电子文本形式呈现。因此，企业也应顺应数字化时代发展的潮流，不断创新档案管理工作的方式，以此改善档案管理工作效果，提升档案管理的数字化水平。

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