企业要有效发挥秘书辅助决策职能

责任编辑：新商业来源: 天天时报网 2024-07-11 14:50:52

　　文/秦红广西农投现代农业服务有限公司

　　随着社会持续进步，企业体制也在不断完善，企业管理者的决策方式已经发生了深刻变革。从原先的感性决策模式，逐步转向结合直觉与理性分析的科学决策模式。秘书作为与企业高层管理者紧密协作的关键人物，不仅需要深入理解高层战略思维，还需具备高效协调企业内部各个业务模块的工作的能力。因此，秘书是辅助企业高层管理者制定战略决策的重要力量。

　　企业行政工作中秘书辅助决策的现状

　　管理者层对秘书参与决策并未充分重视。受传统观念的深刻影响，秘书职能未能及时适应变革，导致秘书在辅助决策方面的作用大打折扣。管理者在决策过程中，往往只是象征性地征询秘书意见，而未真正将秘书意见纳入决策考量之中。为发挥辅助决策的作用，秘书应努力构建与管理者之间的信任基础，营造有利于提供参谋意见的工作环境。在理想的情况下，管理者与秘书应建立密切互动关系，但实际情况往往是管理者先提出辅助决策事项，秘书随后提出建议，这样的流程在一定程度上限制了秘书在辅助决策时发挥主观能动性。

　　秘书在辅助决策工作中的专业化能力不足。当前，秘书开展工作面临的主要挑战是专业化和多元化能力不足。在我国高等教育中，对秘书专业的重视度不足，这导致企业在招聘合格专业秘书时面临困难，形成了供需失衡的局面。许多在职秘书缺乏系统的专业培训，往缺乏清晰的工作理念，无法高效、精准地完成各项任务。这迫使企业不得不投入大量额外资源用于秘书的培养，从而影响了整体的工作效率。此外，依赖个人经验的培养模式，容易使秘书忽视科学和系统的工作方法，对企业发展造成潜在风险，甚至影响管理者决策。

　　秘书辅助决策职能的界定缺失。在现代企业中，秘书的岗位职责往往不明确，这就限制了他们发挥自身作用的可能。秘书往往会被琐碎任务限制，不能充分意识决策的重要性，这种模糊认识导致秘书无法有效辅助决策，也无法实现自身价值的最大化。

　　如何让秘书有效发挥辅助决策职能

　　在现代企业组织运作中，秘书系统性地辅助决策活动对于优化决策流程、提高决策效率具有极为重要的作用。鉴于此，管理层与秘书人员均应对这一岗位有深刻认知。

　　革新观念。随着时代的快速发展，管理层应当及时敏锐洞察时代潮流方向，并相应提升秘书在工作辅助决策体系中的地位。秘书不仅是行政助手，更是连接管理者与员工的关键纽带。管理者在处理繁杂事务时难免会出现疏漏，此时，有一个能力卓越的秘书从旁协助就显得尤为重要。他们不仅能辅助管理者作出明智决策，甚至在必要时刻，还可以分担部分管理者职责。企业必须认识到，秘书在现代企业中已不再是简单的执行者，而是成为推动组织进步不可或缺的力量。因此，企业要全面加强对秘书辅助决策能力的培养。若企业忽视此项工作，就会加大自身出现经营风险的可能性。

　　优化秘书的工作流程。为了提高秘书在辅助决策中的效率，企业应当优化秘书的工作流程。首先，要明确秘书的岗位职责，避免其被琐碎事务所困扰，从而有更多的精力投入到辅助决策中。其次，要建立健全的信息收集和分析机制，为秘书提供全面、准确的信息支持。最后，要加强与管理者之间的沟通与协作，确保秘书的建议能够及时、准确地传达给管理者，并得到有效的反馈。

　　构建平台。企业要优化秘书辅助决策的支持环境，涵盖组织支持与平台两个方面。一是确立秘书室与各事业部的战略指导关系，提升秘书行政级别，并确立秘书室的行政管理地位，让秘书辅助战略决策工作。二是设立专门的战略决策研究小组。在确立相应的战略指导关系及行政级别后，秘书需在其所管理的部门中设立战略决策研究小组，并搭建决策支撑体系，以便借助大数据分析和理论知识体系的力量，全面深入地分析策略、评估风险，从而确保决策科学性。

　　明确定位。辅助决策的核心在于为管理者提供决策支持，因此，秘书必须始终围绕管理者的决策需求，并以管理者决策为指引，这是开展辅助决策工作的出发点。为了更好地辅助管理者决策，秘书需要深入理解和把握管理者决策的核心内容，明确决策的总体方向和关键所在。作为秘书，应当在深入研究管理者所关心的问题的基础上，为管理者提供有针对性的决策建议。同时，秘书还要根据管理者决策的目的，对决策过程进行调整和优化，以达成最佳的决策效果。这样的做法更容易与管理者的决策思路产生共鸣，以便对管理者进行启发。尽管在辅助决策中，秘书通常处于被动地位，但秘书应当积极寻求主动，将被动服务转变为主动服务。优秀的秘书应当具备超前意识，提前设想管理者的需求和可能的问题，并为管理者提供解决方案。秘书需要站在管理者的角度思考问题，确保秘书的建议和决策与管理者的期望保持一致。

　　强化能力。随着企业的不断发展，其对秘书综合能力素质的要求日益提高。为了应对新时代的市场竞争，企业配备优秀的复合型秘书人才显得尤为重要，这些人才需具备以下关键能力。首先，秘书应具备大局观。作为企业的行政秘书，开展辅助决策的质量会关乎企业的命运。优秀的秘书应能站在企业发展全局的高度，进行决策辅助，避免受个人因素影响，确保企业的长远。其次，秘书需具备强大的专业能力，能够做好协调、分配、指挥、接待等各项行政工作。只有处理这些基础工作时游刃有余，秘书才能施展自己的聪明才智与专业本领，为管理者提供有价值的建议。最后，秘书还需要具备一定的信息化素养。他们应熟练掌握各种办公软件和信息系统，能够利用这些工具高效地处理信息，为管理者提供及时、准确的决策支持。同时，秘书还应关注行业动态和技术发展趋势，不断提升自己的信息化素养，以适应不断变化的市场环境。

　　在当今这个信息繁杂多变的时代，企业管理层进行战略决策已经不能再仅凭个人直觉。对此，企业需要对秘书的战略决策辅助功能进行探讨，确保秘书能够充分发挥其作用，使企业的决策过程更加科学，以便在竞争中保持不败之地。

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