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  • 用培训筑起工程合同结算风险防范“堡垒”

  • 责任编辑:新商业 来源: 天天时报网 2024-09-08 11:08:36
  •   文/黄河中国华电集团有限公司驻成都审计处

      开展工程合同执行培训的必要性

      2020年初,H公司与L公司签订了采购K风电场风机的合同,合同清单列明包含100余项共计价值50万元的随机备品及专用工具。2020年7月,K风电场投产。2020年12月,H公司按照合同约定扣除质保金后向L公司全额支付了风机设备款。2021年审计发现,K风电场风机采购合同的随机备品及专用工具均未收回,但在验收及支付该合同款项时,历经“监理单位现场代表—监理单位合同负责人—H公司现场代表—H公司工程部—H公司计经部”共计5层审核,签字的6名人员都未发现随机备品及专用工具没有收回。审计人员提出质疑后,H公司还以合同约定风机质保期为2年,随机备品及专用工具需要质保期满才移交为理由搪塞,审计明确指出此系合同义务履行不完整。造成该问题的主要原因是经办人员不熟悉合同内容,没有关注包含的备品等。最终H公司联系L公司收回了部分专用工具,另有11.2万元在退还质保金时进行了扣减。

      而在另外的案例中,S公司于2021年委托R公司承担设备测温元件改造工程并签订了合同,15.3万元的合同金额中含安装费1.76万元。结算资料显示于2021年5月改造完毕,S公司按合同约定支付了全部款项15.3万元。审计人员2022年12月查看资料发现,R公司实际只提供了改造所需的设备元件,安装工作是由S公司在自行检修设备时进行的,但在支付款项时,经过“S公司班组—S公司设备管理部门—S公司计经部”三级共计6人的审核,都未发现多支付了安装费。审计指出问题后,才与R公司协商退回了1.5万元的安装费。

      在审视上述案例时,我们注意到合同变更与约定不符、未及时收回备品以及部分工作未开展容易导致过度结算问题,这些问题只要在办理支付的过程中被发现并提出,基本都能在支付前避免。究其原因,与各层级经办人员不熟悉合同约定内容,没有重视合同有关。因此,而在合同开始执行前组织管理人员、经办人员开展执行培训,是有效降低并防范这类风险的重要措施之一。

      工程合同执行培训现状

      企业高层管理人员重视不够,导致培训缺乏针对性。大部分企业即使开展合同培训,培训内容也多侧重大众化的基础内容,参加合同培训的也往往是合同签订部门和结算部门的经办人员。至于合同的执行细节,尤其是遇到问题如何处理,以及除合同签订及结算以外其他相关培训,仅有部分企业会在常规培训时中略有涉及。由于缺乏对特定合同的深入讲解,培训往往只能泛泛而谈,最后合同的执行完全依赖于经办人的个人经验和习惯,导致在执行过程中本应发现的问题没有发现,实际执行与合同约定不相符等情况出现。

      合同执行人员主动研读合同的意识欠缺。部分合同经办人员只了解合同进度、质量、付款及质保等规定,而对于合同技术、招(投)标文件的具体要求或多个合同组成文件(招投标文件、合同、谈判纪要、备忘录等)对应的规定知之不多、不全,甚至有小部分合同经办人员未曾接触过招投标文件,也没有把招投标文件作为合同组成部分(尽管大部分合同写了这些属于合同的组成部分),更不用说能够精确无误地执行合同了。

      企业缺少强制研读制度。大多数企业签订合同后,会将合同发放到有关经办部门,经办人员或因工作多、无人牵头等原因,往往仅将合同登记后就搁置,未形成集体研读合同的习惯或制度要求。在付款时,他们往往只是粗略地阅读一遍。对于包含招投标文件在内的重大的合同,其内容多达上百页,显然不可能通过简短的阅读准确地理解,因此难以发现潜在的问题,加上施工单位催促付款,经办人员就只能提笔审核过关,一旦问题在事后爆发,便以各种借口推卸责任。

      工程合同执行培训的详细内容

      为解决这些问题,要在企业内部以制度的形式明确合同执行培训的有关内容,杜绝凭经验判断、按习惯办事的行为,让内部形成全员主动读合同、用合同、守合同的观念。以后只要合同一签订,相关人员和部门就自动一起研读合同,并定期对合同的执行情况进行检查,发现问题及时提出并进行处理。

      大部分企业工程合同的执行均会涉及多个部门及人员,经办人把合同约定执行到位是精准履行合同义务的基础。传统的合同执行培训往往只是针对合同管理部门及现场管理人员,没有把各个经办环节的参与人员有机整合起来。对于合同执行中存在问题成因系统性分析不深、不透,仅仅关注当前环节,容易导致后期执行出现问题。在合同执行前有必要根据管理及经办流程,明确各个环节的参与人员,将其纳入培训范围,除了合同经办及现场管理人员,还应包括物资供应人员、计经结算人员、档案管理人员、财会人员等。特别需要注意的是一些大型项目,设计人员对于项目的建设规模、质量要求及设计变更有绝对权威,而监理人员承担现场的实际鉴证工作,计量人员对于项目工程量、材料质量等进行计量检测,而设计变更、施工变更、工程量签证都是结算的支撑资料,人员如果不熟悉合同,将会直接影响合同的严格执行,因此项目的监理、设计及计量人员纳入工程合同执行培训也是必要的。

      企业可以用会议的形式,集中进行合同经办人员培训,或是以视频方式进行研讨培训。为参与人员进行培训的授课讲师可以是合同签订主要经办人员,由其讲授合同的要点、采购合同签订中发现的后期需注意事项,公司法务人员结合合同实际约定分析可能存在的风险及防范措施,相关业务部门人员讨论对合同条款不明晰的部分等。而且还要通过定期的考核机制,确保参与培训的人员真正掌握合同执行的关键点。考核可以采取多种形式,如书面考试、实际案例分析、模拟谈判等,以检验培训效果。

      工程类合同的执行是一项涉及多人、多部门的长链条工作,尤其是部分合同的执行期长达5年甚至更长,在此过程中如果遇到人员的变动,还需要发起交接培训,确保执行的前后一致,以及后续人员对合同约定的准确理解和执行,把多计工作量、高计单价致多结算、误结算等消灭在萌芽中,筑牢事前、事中防范的基础,有效控制合同风险。

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