落实制度流程建设让企业合规管理更完善

责任编辑：新商业 来源: 天天时报网 2024-08-16 10:07:48

　　文/杨研美杭州九源基因工程股份有限公司

　　制度流程体系建设是确保企业依法合规经营的根本途径。在企业管理实践中，合规管理体系建设需要以制度为载体，以流程为抓手。合规管理的核心在于严格遵守法律法规和内部规章制度，并从其中提炼出合规要点，融入企业日常的工作流程之中。

　　企业制度流程在制定和实施过程中存在的问题

　　制度细化和延伸不足，行文规范性较差。在实践中，行文不规范的现象普遍存在，已严重影响了制度执行效果。目前，有一部分文件未严格遵循编写要求、层级符号使用混乱，甚至还缺少解释权归属、执行日期等必要条款，制度名称也未能准确体现其层级和效力，都以“XX制度”命名，而不是按照制度的效力和层次，分别命名为章程、规定、管理办法、实施细则等。此外，在制度的更新修订过程中，忽视既有的制度层级，造成新旧制度体系的不统一。

　　工作流程中职责不明确，上下游脱节。有的部门在制定流程时，未能准确把握各个环节的重点，无法有效判断风险点。同时，各审批岗位的职责模棱两可，流程构建往往仅停留在形式上的审批，而缺乏实质性的职责分配，而对于工作流程上下游岗位设置也缺乏清晰的认知，导致在实际执行过程中出现了大量形式化、草率审批的现象。

　　制度流程的执行不受控，违规问责机制弱化。尽管制定出科学合理的制度是企业管理的首要步骤，但让制度和流程在制定后得以有效执行才是关键。在实际管理中，制度流程的执行效果并不理想，要归结于以下几个因素：制度流程制定不透明、不细致，或者与企业的管理环境不匹配，导致可操作性差;制度和流程在颁布后缺乏有效宣传，导致执行层员工对其了解不足或理解不深刻，直接影响执行效果;制度流程的执行效果与管理层的重视程度是密不可分的，因为一些外界因素，管理层轻易“开绿灯”，会让员工认为制度是否要执行需要根据管理层的态度来决定;缺乏有效的监督机制，违规成本低，问责机制弱化，导致员工执行过程中缺乏动力。

　　企业落实制度流程的建议

　　强化制度管理，规范制度内容。在制度管理方面，首要任务是优化顶层设计，按照现代企业制度框架，明确制度建设的层级，并指定主管部门，以持续推动企业的制度建设。根据股东会、董事会、监事会、经理层四个层次的职能权限，制定层次分明、位阶清晰的制度体系，包括章程、规定、管理办法、实施细则等，以建立决策、执行、监督三位一体的制度保障。同时，为提升制度管理的有效性，需要建立制度的全寿命周期管理程序，对制度的立项、起草、审核、审批、发布、监督、评估、修订、废止等各个环节实施全过程管理，通过持续改进确保制度的有效执行和不断优化。

　　设立评审组织，发挥审核作用。为确保企业制度体系的科学性、有效性和合规性，可以建立制度建设管理委员会，设立制度建设主要管理部门和岗位。管理委员会的职责是审批企业制度建设的工作规划、计划和重大事项，并对企业制度体系及制度文件进行审批;制度建设的主控管理部门全面负责制度体系的建立和完善，包括编制计划、文件起草、规范性审核、监督检查等各个环节。在制度从制定到发布的整个过程中，应实行严格的审核和审批程序。在审核过程中，企业需要对照相关法律法规、行业规章及既有制度体系等进行检查，确保其合法合规、完整全面。具体应涵盖以下几个方面：

　　嵌入合规要求，明确岗位职责。企业流程的建设是一个循序渐进，逐步完善的过程。在此过程中，我们需分层级、分重点地逐步开展，并将合规要求嵌入其中。为实现这一目标，企业可以采用专业的流程图绘制工具，统一格式要求。借助这些工具可以清晰地呈现各部门的作业活动，以及执行重要作业步骤所需的工作指引、业务要点及岗位职责，有利于提高业务运作的效率和准确性，实现业务管理的标准化、规范化。

　　加强沟通联系，发挥联动作用。业务流程上下游相关岗位，可采用定期或不定期交流的方式，增强沟通，以此对职责权限划分有更清晰的认识，有利于提升管理效率。以“应收账款”为例，这是国有企业每年压降两金的重要指标。在有的企业中，此指标的压降主要是由财务部门推动，但要真正实现对此指标的控制，需要财务、经营、成本预算等多部门的协同联动。首先，在合同评审时，企业应关注合同商务条款中的“结算方式、定价、支付方式、账期”等关键信息，这些因素均可能影响应收账款的管理;其次，财务部门可依托大数据技术，对长期账龄、坏账频发的客户建立信用风险档案库，进行风险提示;最后，对有可能发生坏账的情况，企业应提前准备，及时通过发送对账单、对账表或联合法务部发送催款函等方式进行催收。若对方未能提供盖章或签字确认，则应采用官方邮箱等渠道发送相关文件，为后期可能发生的起诉或谈判保留证据。

　　重视宣贯培训，培育合规文化。一旦制度和流程制定完成，应即刻组织相关岗位人员进行详尽的宣贯培训，使其全面了解制度出台的背景、每一环节审批的具体内容和深层意义。新制度流程发布后，除在集团网站或群里发布，应由部门负责人对员工进行培训，对变动条款、关键环节进行特别说明，以确保员工深刻理解其重要性和作用。此外，企业文化建设亦不容忽视，合规文化培育应作为企业内生的需求，企业文化的整体生态之中。企业应当引导员工树立合规意识，遵守国家法律法规和企业规章制度，确保在实际操作中严格按照既定流程执行。通过合规文化宣导，企业将进一步提升制度和流程执行的效果，确保企业运营的稳健和高效。

　　设立监督部门，建立考核机制。“重制定，轻执行”是企业管理中普遍存在的一个问题。制度流程的执行离不开内部监督检查的推动。首先，从机构设置上应设立独立的监督部门，保证监督的公平公正。其次，应建立全面的监督检查制度，采用系统方法评估和确定需要检查的重点部门、重点领域，并确定检查的频次，以便及时发现问题、解决问题。同时，将制度流程的执行情况纳入各部门的绩效考核范畴，以促进制度的有效执行。

　　企业合规已成为企业软实力的重要体现，这不仅源于国家政策的明确要求，更是企业自身发展的内在需要。加强合规管理，要求企业具有清晰的合规理念、完备的规章制度，确保业务流程的顺畅与连贯，并培育深厚的合规文化。因此，企业应依托健全的制度框架，以优化业务流程为抓手，将合规管理有机融入企业制度和流程，并坚持制定和执行并重，这是合规建设的根本出发点。

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