档案数字化建设让企业档案管理更高效

责任编辑：新商业 来源: 天天时报网 2024-08-16 10:26:21

　　文/王娟陕西华燕航空仪表有限公司

　　在数字技术飞速发展和广泛应用的影响下，档案管理工作正在由纸质化向数字化转变，该转变不仅可以有效提高档案管理工作质量，也有助于企业提升核心竞争力，进而实现高质量的可持续发展。因此，我们对档案数字化建设与企业档案管理展开讨论，具有重要的现实意义。

　　档案数字化建设的现实意义

　　数字化档案是基于计算机技术、扫描技术以及存储技术等发展起来的一种新形式档案。2020年—2022年，档案数字化从业人员始终保持增长，人数由1.75万人增长至1.9万人，增长率为8.57%。同时，档案数字化市场规模在此期间也实现了显著扩张，从2020年的60.03亿元增长至2022年的72.64亿元，增长率为21.01%。新时期，企业推进档案数字化建设，具有深远的现实意义：

　　满足新时代企业发展需求。企业利用数字化技术对档案数据进行分类、上传和管理，可实现数据信息的共享，为工作的高质量开展奠定良好基础。同时，数据信息获取的高效性，也极大地激发了企业员工的工作动力和激情，有利于其持续为企业发展作出贡献。

　　有效提升档案管理质量。将档案数据信息数字化后，企业员工可以根据自身实际需求，不受时间和空间的限制，随时随地获取档案数据，从而极大地提升了工作效率。同时，还可以切实解决以往纸质档案容易破损、丢失的问题，实现了对档案的永久保存，确保了档案信息的安全性和可靠性。

　　企业档案数字化管理的有效路径

　　构建健全的数字化管理体系

　　针对档案管理流程烦琐的问题，企业可以基于档案数字系统设计不同的功能模块，包括档案录入模块、档案保密模块等，以实现各模块的独立运行，从而减轻档案管理人员的工作量，确保档案管理人员始终保持工作活力。

　　针对不同类型的档案，企业进行分类管理，这不仅有助于实现档案数据的快速检索，更能显著提升档案管理的效率和准确率。企业应要求档案管理人员定期对档案数据信息进行维护、更新，以确保档案数据信息的完整性、正确性。健全的数字化管理体系，不仅可以满足员工的查阅需要，更能使档案管理与企业发展需求契合，进而成为企业持续稳定发展的重要支撑。

　　打造完善的档案数据库

　　档案数据库的有效建设，对于优化档案管理流程与提高档案数据利用效能具有显著作用。因此，企业要从目录管理与专题分类两方面入手，构建档案数据库。

　　企业打造目录数据库时，强调档案管理人员需要在将档案分类的基础上，根据档案名称和具体内容，在计算机系统中录入关键数据，进而形成条理清晰的目录数据库。依托此数据库，企业员工可以快速地对所需要的资料进行检索，从而为各项工作更加顺利开展提供有力支持。

　　若只打造目录数据库，将难以确保检索定位的时效性，导致企业员工需要档案资料时，仍需耗费大量时间查阅。因此，构建专题数据库尤为必要。例如，可打造2023年度企业档案工作创新二类案例、三类案例等专题数据库，以便为企业员工在创新工作中提供及时、有效的借鉴与指导。专题数据库模块内的目录数据检索功能，将助力员工迅速、准确地获取所需信息，从而实现档案数据高效利用与全面覆盖。

　　夯实档案管理数字化基础

　　档案管理数字化建设需要以数字化技术为基础，因此，企业要进一步加大对数字化技术的投资，切实夯实数字技术基础，确保档案管理工作能够高质量落实。首先，企业要引进先进的数字化设备，如打印机、扫描仪等，确保纸质档案可以顺利转化为数字格式。同时，企业还要加强对人工智能技术、大数据技术等的关注和探索，并主动将其应用于档案管理之中，以提升档案管理数字化的整体水平。

　　企业要提升自身数字化技术应用能力，为此，可定期邀请数字化专家为档案管理人员授课，帮助其了解最新的数字化管理经验与技术，为全面实现档案管理数字化提供有力保障。同时，企业还可以组织档案管理人员参加研讨会和组织培训等，使其能够充分地掌握数字化设备的使用技巧、档案管理信息系统的使用方法等。在培训时，还可以将企业文化融于其中，引导档案管理人员主动学习与档案数字化管理有关的技术和知识，并能全身心地投入档案管理工作。

　　做好档案数字化的保密工作

　　相较于传统纸质档案，数字档案具有易于复制、传播的特点，安全隐患较大，因此，企业要做好数字化档案的保密工作。首先，要构建完善的数字化档案保密制度。数据库管理员每日对系统数据作更新备份，每月对系统数据作完全备份;不得越权随意删除、修改计算机系统内的数据;对需长期保存的备份数据定期进行检查并转储;不得擅自将处理涉密信息的计算机及移动存储介质、传真机、复印机等办公自动化设备交由外部人员维修。数字化档案保密制度的构建可以从根本上实现对数字档案的保护。

　　强化档案管理者的保密意识。作为数字化档案保密工作的核心力量，档案管理人员的工作具有举足轻重的地位。因此，企业要积极利用宣传、培训等方式，持续提升档案管理人员的保密防范意识，使其在完成工作的过程中能主动履行数字化档案的保密职责。此外，提升档案使用者的保密意识同样不容忽视。鉴于档案在使用的过程中存在较大的泄露风险，企业要明确档案使用者的查阅准则，要求档案使用者在使用过程中，严格遵守既定的规范和制度，准确把握自身需要承担的法律责任。

　　加强网络安全技术的应用。首先，需要采用先进的防火墙技术，以有效阻止非授权的外部访问，并在源头上预防计算机病毒的侵入，从源头上保证数字化档案的安全性。其次，对于重要的档案数据信息，企业可以采取加密技术，防止信息泄露问题发生，确保数据的机密性。此外，为规范员工行为，企业可以针对不同层级的员工设计不同访问权限，避免非档案管理人员随意调取或篡改档案。最后，为降低数字化档案丢失所产生的负面影响，要加强对备份技术的应用，企业需要定期对档案数据信息进行备份，并严格保护和管理备份载体，以确保在发生意外时能够快速恢复数据，减少潜在损失。

　　档案是企业实现长久发展的重要支撑，数字化管理是提高档案利用率、推动企业高质量发展的重要手段。新时期，企业应深刻认识到数字化技术的优势，并积极探索数字化技术和档案管理的有效融合路径，以实现档案管理工作的现代化转型。

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