破解费用管控难题：全面预算管理的深化应用

责任编辑：新商业来源: 天天时报网 2025-04-23 10:12:40

　　文/曲佳琦中粮期货有限公司

　　全面预算管理是历经实践检验的成熟管理理念，若深入推行于费用管理的预算编制、执行、分析、考核等环节，将有力促进公司资源的优化配置。通过精细管控，可减少不必要开支，优化成本结构，从而显著提升经营效益，增强市场竞争力与抗风险能力。

　　公司费用管控的重要性

　　优化资源配置，提高盈利能力。公司资源有限，通过费用分析和评估，能够了解资源的使用情况和效果，依据战略目标和业务重点，将资源合理分配至各部门、项目和业务环节。同时，费用管控能够发现运营过程中资源浪费现象和低效环节，进而减少不必要的开支，提高盈利能力。

　　防范经营风险，增强市场竞争力。市场环境充满不确定性，公司通过制定科学的费用预算和控制措施，确保费用支出合理且与资金状况相匹配，保障公司的财务稳定和安全，增强抗风险能力。同时，通过有效管控费用，公司可以将节省下来的资金投入更有价值的业务领域，例如客户服务，从而增强公司在市场中的差异化竞争力。

　　树立节约文化，促进公司可持续发展。费用管控不仅是财务手段，更是管理理念和企业文化的体现。在公司推行费用管控，能够培养员工的节约意识和成本意识，营造良好的企业文化氛围。员工在日常工作中会自觉关注费用支出，积极寻找降低成本的方法。这种节约文化将有助于公司长期保持成本优势，实现可持续发展。

　　公司费用管控在全面预算管理

　　各环节存在的问题

　　预算编制环节问题

　　数据准确性欠佳。编制预算时，对历史数据整理分析不充分，数据存在口径不一致或缺失等问题，导致预算编制缺乏可靠依据。例如，原有误餐费在业务招待费下设置子科目核算，后期公司调整核算方式，将误餐费核算级次与业务招待费并列，因此整理同期历史数据时，以前年度误餐费和业务招待费均需重述，否则将因口径不一致导致影响当年预算编制。

　　预算工作参与度不足。预算编制工作由财务部主导，部分部门参与度较低，导致财务部对公司战略调整、业务实际需求把握不准，编制的预算与部门实际工作脱节。例如，公司为了开拓业务有搬迁新址计划，如果财务部没有提前知悉，在编制预算时会漏掉关键信息，导致最终预算结果出现大额偏差。

　　预算执行环节问题

　　监控预算执行的信息化水平落后。在公司运营中，无法实时获取预算占用信息，难以及时发现费用超支或异常情况。例如，公司审批预算流程的系统与统计预算占用的系统未打通，统计数据较为滞后。经办人仅能在预算审批流程结束后，再提交预算系统，存在时间差。

　　预算执行信息填报有误。预算执行信息存在人工操作风险，执行人预算执行项目或金额填列有误，导致相关预算科目执行金额出现偏差。例如，员工甲在预算执行环节填报时，误选预算项目A，事后，员工乙想使用A项目预算时，发现A项目剩余预算额度不足，只能申请预算调整审批，延误费用支付进度。

　　预算分析环节问题

　　预算分析结果反馈不及时。滞后出具的预算分析报告无法为领导及时提供决策支持，待发现问题时，已错过最佳调整时机。例如，实际工作中预算分析工作通常在月结后进行，财务人员往往身兼数职，待处理完所有相关事项准备写分析报告时，基本快到次月中旬。此时将上月分析结果反馈给领导，一些决策已经做完，只能等下月再议。

　　分析内容不全面。对未来费用支付进度缺少预判分析，或者分析人员仅关注费用的金额变化，而忽略了费用与业务量、收入等其他因素的关联性。例如，资管投顾费的变化与资管业务收入相关，但如果当年只关注到资管投顾费的大额增长，没有考虑资管业务收入、规模等大幅增长，分析结果就不能准确判断出合理性和效益性。

　　绩效考核环节问题

　　绩效考核指标设置不合理。考核指标过于笼统或脱离实际，难以准确衡量部门和员工的费用管控成效。例如，统一设定各部门费用节约率目标，未考虑不同部门业务性质差异，导致考核缺乏针对性。

　　绩效结果应用不充分。公司奖励力度不足，对员工激励作用有限，无法充分调动员工参与费用管控的积极性。惩罚措施不明确或执行不到位，难以约束员工的不当费用行为。

　　公司费用管控思路探讨

　　精细预算编制，夯实管控根基

　　增加费用分类维度，提供多维度数据支持。费用分类维度除固定费用与变动费用，还可以按费用性质、业务板块等进一步细分。例如，按费用性质可以细分为日常费用、专项费用、业务费用和刚性费用。日常费用涵盖办公费、差旅费、交通费、业务招待费等;专项费用涵盖中介费、职工薪酬费用、IT费、租赁费、广告宣传费、出国费、装修费等;业务费用涵盖资管代销费、保险+期货费用等;刚性费用涵盖折旧费、提取期货风险准备金、残疾人就业保障金、投资者保障基金等。

　　设置预算费用归口管理部门，增加各部门参与度。费用归口管理部门负责对特定类型或领域的费用进行统一管理与控制。例如，IT类相关的费用可以由IT部门作为其归口管理部门。预算上报时，各部门及分支机构的IT费用先由IT部门审核汇总，再报送至财务部。财务部结合历年预算使用情况及当年计划，判断费用合理性。这种方式既能增加各部门预算参与度，又能提高预算编制质量，避免因信息不对称遗漏关键信息。

　　建立完整的费用指标统计表，提高可比数据准确性。费用指标统计表是指将公司历年费用的预算数、实际数以各种分类维度展示的表格，当数据口径因上级公司政策或公司内部管理要求发生变化时，及时重述前期数据。

　　制定预算编制手册，加强预算编制培训与沟通。每年启动年度预算工作时，组织专门的预算编制培训，让各部门员工了解预算编制的方法和重要性。在编制过程中，财务部门与各部门保持密切沟通，充分听取一线员工的意见，使预算更具可行性和实操性。

　　严格执行监控，保障预算落地

　　加强预算信息系统建设，提高预算监控效率。引入具备强大数据处理和分析功能的软件，利用信息采集与传输机制，实时比对费用支出数据与预算额度。当部门费用接近预算时，自动触发财务软件的智能预警系统，及时向部门负责人和财务人员发出预警信号。这使部门负责人能及时调整费用支出策略，财务人员也能同步掌握费用动态，有效避免因费用超支带来的潜在风险。

　　制定标准化审批流程，保障预算执行规范性。制定详细的费用审批标准和流程手册，明确各级审批权限和责任。例如，日常费用中，2000元以下由部门经理审批、2000—5000元由分管领导审批、5000元以上由总经理审批;对于专项费用，除部门经理、分管领导、总经理审批外，还需归口管理部门前置审批。审批过程中，严格对照预算项目和标准，不符合规定的费用支出坚决退回。

　　监控范围全覆盖，避免因小失大。公司在执行预算监控时，应覆盖全部费用，不得因某项费用金额小或不经常发生而忽视管控。例如，核算租赁费时通常会设置二级子科目，涵盖房租、物业费、电费、保洁费等。若仅审核房租、物业费等大额项目的预算占用情况，而忽略保洁费、电费等小额费用，可能因小额费用的累积影响利润指标的完成。

　　深度预算分析，建立预测机制

　　规范费用核算，提高费用分析效率。规范费用核算对财务账套数据的准确性至关重要，因为不准确的数据会导致后续分析结果不可靠，进而影响公司决策。规范费用核算不仅应遵循会计准则，还应与公司费用分析相结合，使核算结果能有效支持费用分析，提高其效率。例如，在IT费用科目中，可将子科目细分为专线费和通讯费，分别记录专线费用和员工电话费。这样，员工电话费作为日常费用，专线费用作为IT类专项费用，可以明确区分，方便财务人员在账套中取数，节省费用明细筛选时间，提高费用分析的效率和准确性。

　　定期召开预算分析会议，深度分析费用。建立定期预算分析会议机制，组织各部门共同参加，针对重点费用项目或费用异常波动情况进行专项分析。例如，针对广告宣传费超支问题，深入分析是由于业务拓展需要还是存在浪费现象。同时，将费用分析与公司整体运营情况相结合，从收入、利润等多个角度评估费用支出的合理性。

　　建立费用滚动预测机制，及时监控费用支付进度。根据业务进展和市场变化，协调各预算费用归口管理部门和业务部门，定期滚动预测费用支付进度。重点关注支付进度异常的费用，及时提请相关部门评估实际费用与预算的差距。对于需要预算调整的，遵循严格的审批流程，确保调整后的预算科学合理。同时，财务部应统筹规划各项费用支付节奏，评估其对公司整体利润的影响。

　　强化绩效考核，激发管控动力

　　结合实际情况，差异化设置考核指标。根据部门业务特点制定个性化费用管控考核标准。业务部门重点考核费用与收入的匹配度，不限定具体额度;职能部门按人均定额管控。若某部门因管理规定需承担特殊费用管控职责，可给予额外额度。例如，公司要求所有纪念品费用由办公室统一审核支付，因此在制定办公室日常费用考核指标时，除人均定额外，还应增加纪念品费用预算额度。

　　建立绩效反馈机制，提高员工积极性。定期对部门和员工的费用管控绩效进行反馈，对于不达标的部门和个人，及时告知并帮助其分析原因，制定改进措施。同时，将绩效结果与员工的薪酬、晋升、奖金等挂钩，充分调动员工参与费用管控的积极性。

　　全面预算管理在费用控制方面的重要性不容小觑。将这一理念贯穿于费用管控的各个环节，深度剖析费用管控现存问题，梳理管控思路并投入实践，不仅能有效提升公司的经营效益，更为企业可持续发展筑牢根基。

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